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Lohnzettel


Jeder Dienstgeber hat zumindest einmal jährlich für alle im Kalenderjahr von ihm beschäftigten Dienstnehmer ohne gesonderte Aufforderung einen Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis (L 16) zu erstellen.

Mit dem Teil "Lohnzettel" des Formulares L 16 werden die für die Lohnsteuer relevanten Daten sowie die Höhe des durch den Dienstgeber etwaig eingezahlten Übertragungsbetrages im Falle eines Übertrittes des jeweiligen Dienstnehmers in das Betriebliche Vorsorgesystem bekannt gegeben.

Der sozialversicherungsrechtliche Teil des Lohnzettels beinhaltet unter anderem die Beitragszeiten des jeweiligen Versicherten, die Summe der allgemeinen Beitragsgrundlagen sowie die gebührenden Sonderzahlungen. Unterliegt das Beschäftigungsverhältnis dem Betrieblichen Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorgegesetz (BMSVG), sind weiters die Beitragszeiten zur Betrieblichen Vorsorge, die Summe der entsprechenden Beitragsgrundlagen inklusive Sonderzahlungen sowie das Ausmaß der abgerechneten Beiträge zur Betrieblichen Vorsorge (ohne Übertragungsbetrag) zu melden.

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Jährlicher Lohnzettel

Der jährliche Lohnzettel ist bis spätestens Ende Februar des folgenden Kalenderjahres zu übermitteln. Er gilt nur dann als erstattet, wenn er mittels ELDA  (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) in den vom Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger festgelegten einheitlichen Datensätzen an den Krankenversicherungsträger übermittelt wird.

Ausnahme: Meldungen durch natürliche Personen im Rahmen von Privathaushalten gelten außerhalb der elektronischer Datenfernübertragung als erstattet, wenn

  1. eine Meldung mittels Datenfernübertragung unzumutbar ist oder
  2. die Meldung nachweisbar durch unverschuldeten Ausfall eines wesentlichen Teiles der Datenfernübertragungseinrichtung technisch ausgeschlossen war.

In diesem Fall ist der amtlichen Vordruck L 16 in Papierform bis spätestens Ende Jänner zu erstatten. Dieses Formular liegt bei den Finanzämtern auf.

Info

Das Papierformular ist jedenfalls an das zuständige Betriebsstättenfinanzamt zu übermitteln.

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Unterjähriger Lohnzettel

Bei jeder unterjährigen Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses ist verpflichtend ein Lohnzettel bis zum Ende des Folgemonates vorzulegen. Die Frist beginnt hierbei mit dem arbeitsrechtlichen Ende des Beschäftigungsverhältnisses zu laufen. Das Ende der Pflichtversicherung ist irrelevant.

Besteht jedoch Anspruch auf Krankenentgelt bei einer Kündigung während eines Krankenstandes, dann beginnt die Meldefrist abweichend hiervon erst ab dem Ende des Krankenentgeltanspruches zu laufen.

Wurde auf Grund der unterjährigen Beendigung eines Dienstverhältnisses bereits ein Lohnzettel übermittelt, ist nach Ablauf des Kalenderjahres für dieses Beschäftigungsverhältnis kein weiterer Lohnzettel zu erstellen.

Beginnt ein Dienstnehmer beim selben Dienstgeber in diesem Kalenderjahr noch einmal ein Beschäftigungsverhältnis, ist allerdings gesondert ein weiterer Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis auszustellen. Der Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis für das weitere Beschäftigungsverhältnis ist zeitraumkonform - dem weiteren Beschäftigungsverhältnis entsprechend - zu erstellen.

Es erfolgt keine Summierung der einzelnen Beitragsgrundlagen aus den Beschäftigungsverhältnissen durch den Dienstgeber.

Ausnahme: Liegen Ende des einen und Beginn des neuen Beschäftigungsverhältnisses beim selben Dienstgeber innerhalb desselben Kalendermonates, ist - unbeachtlich der Unterbrechung - ein einheitlicher Lohnzettel-SV mit Beginn des ersten und Ende des weiteren Beschäftigungsverhältnisses zu erstellen.

Beispiel: Unterbrechungen im Beschäftigungsverhältnis
Ein Dienstnehmer unterbricht mehrmals im Kalenderjahr seine Beschäftigung.

Angaben:

  • 16.1.2015-6.6.2015 Beitragsgruppe A1
  • 16.2.2015 Beginn Betriebliche Vorsorge
  • 16.6.2015-31.8.2015 Beitragsgruppe A1
  • 16.10.2015-31.12.2015 Beitragsgruppe D1


Lösung:

  • Lohnzettel-SV 01-08/2015 Arbeiter und Betriebliche Vorsorge 02-08/2015
  • Lohnzettel-SV 10-12/2015 Angestellter und Betriebliche Vorsorge 10-12/2015
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Geringfügig Beschäftigte

Beitragsgrundlagen für geringfügig Beschäftigte sind jeweils in einem eigenen Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis anzuführen. Dies gilt auch bei einem Wechsel von Voll- auf Teilversicherung und umgekehrt.

Der Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis umfasst die gesamte Zeit der Pflichtversicherung in der Unfallversicherung sowie die Summe der allgemeinen Beitragsgrundlagen und die Summe der Sonderzahlungsgrundlagen. Gegebenenfalls ist auch der Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge (BV-Beitrag) zu melden.

Beispiel: Wechsel Vollversicherung - geringfügige Beschäftigung Wechselt ein Dienstnehmer während des Kalenderjahres von Voll- auf Teilversicherung oder umgekehrt, sind die Beitragsgrundlagen und Sonderzahlungen jeweils in einem eigenen Lohnzettel-SV anzuführen. Hingegen sind sämtliche Daten zur betrieblichen Vorsorge gesamt auf dem letzten Lohnzettel-SV anzugeben; eine Teilung der Daten der Betrieblichen Vorsorge ist nicht vorzunehmen.

Angaben:

  • 16.1.2015-31.3.2015 Beitragsgruppe D1
  • 16.2.2015 Beginn Betriebliche Vorsorge
  • 1.4.2015-31.5.2015 Beitragsgruppe N24
  • 1.6.2015-30.6.2015 Beitragsgruppe D1
  • 1.7.2015-30.9.2015 Beitragsgruppe N24
  • 1.10.2015-31.12.2015 Beitragsgruppe D1


Lösung:

  • Lohnzettel-SV 01-12/2015 Angestellter und Betriebliche Vorsorge 02-12/2015
  • Lohnzettel-SV 04-09/2015 Angestellter geringfügig
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Freie Dienstnehmer

Für freie Dienstnehmer ist, da sie der Einkommensteuerpflicht unterliegen, anstelle des Formulars L 16 das Formular E 18 zu verwenden.

Info

Die sozialversicherungsrechtlichen Daten (Beitragsgrundlage, BV-Beitrag etc.) sind allerdings mit dem Formular L 16 zu melden. 

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Berichtigungen

Sämtliche Berichtigungen von Lohnzetteln oder Beitragsgrundlagen sind durch Storno des falschen Lohnzettels (SART 42) und Neumeldung des richtigen Lohnzettels zu übermitteln.

Info

Werden Meldungen zur Sozialversicherung nachträglich storniert oder berichtigt, ist auch der Lohnzettel entsprechend zu korrigieren!

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Angaben zur Arbeitsstätte

Bei der elektronischen Meldung ist die Adresse der Arbeitsstätte bei jeder Ausfertigung eines (unterjährigen) Lohnzettels anzugeben.

Bei der Papiermeldung ist die Adresse der Arbeitsstätte zum Stichtag 31.12. oder am letzten Beschäftigungstag nur dann am (unterjährigen) Lohnzettel anzugeben, wenn die Adresse der Arbeitsstätte von der (Firmen-)Adresse des Arbeitgebers abweicht.

Weitere Informationen können Sie auch dem Link "elektronische Meldung der Arbeitsstätte" in der rechten Navigationsleiste entnehmen. 

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Urlaubsersatzleistung/Kündigungsentschädigung

Dauern Versicherungszeiten auf Grund einer Ersatzleistung für Urlaubsentgelt oder Kündigungsentschädigung über einen Jahreswechsel hinaus an, sind getrennte Lohnzettel-SV je Kalenderjahr erforderlich.

Beispiel: Urlaubsersatzleistung/Kündigungsentschädigung - Jahreswechsel

Angaben:

  • Ende der Beschäftigung 30.11.2015
  • Ende des Entgeltanspruches 15.1.2016
  • Ende der Betrieblichen Vorsorge 15.1.2016
  • Urlaubsersatzleistung 1.12.2015 - 15.1.2016


Lösung:

  • Lohnzettel-SV 01-12/2015 und Betriebliche Vorsorge 01-12/2015
  • Lohnzettel-SV 01-01/2016 und Betriebliche Vorsorge 01-01/2016
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