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Versicherungsnummer (VSNR)


Die Versicherungsnummer (VSNR) ist ein wichtiger Ordnungsbegriff in der österreichischen Sozialversicherung. Mit Ausnahme von ausländischen Dienstnehmern, die erstmals in Österreich eine Beschäftigung aufnehmen, sollte jede Person bereits über eine VSNR verfügen. 

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Fehler vermeiden

Verwenden Sie bei der Anmeldung bzw. zur Anlage der Stammdaten Ihrer zukünftigen Dienstnehmer in der Lohnverrechnung die auf der e-card aufgedruckte VSNR. Anmeldungen ohne bzw. mit fehlerhafter VSNR können nicht automatisch gespeichert werden. Die notwendige manuelle Erfassung der Meldung verzögert die Meldungsverarbeitung und die Freischaltung der e-card. Rückfragen bei einem Arztbesuch können die Folge sein.

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Personen ohne VSNR/Anforderung einer VSNR

Wenn die VSNR einer Person für die Anmeldung zur Sozialversicherung nicht bekannt ist, kann diese im WEB-BE-Kunden-Portal (WEBEKU) abgefragt werden. Ist  keine VSNR vorhanden, ist sie mit der Meldung "Versicherungsnummer Anforderung" via ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern) zu beantragen. Unsere Empfehlungen dazu:

  • Bitte entnehmen Sie die Personendaten, wie Familien- oder Nachname(n), Vorname(n), Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum etc. einem Personaldokument (Reisepass oder Personalausweis) und bewahren Sie eine Kopie für etwaige Rückfragen auf. Achtung: Die VSNR wird auf Basis der von Ihnen übermittelten Daten vergeben.
  • Tragen Sie die Namen in Groß- und Kleinbuchstaben in die entsprechenden Felder ein. Die Angabe des Familien- oder Nachnamens in Großbuchstaben kann zu fehlerhaften Schreibweisen bei Umlauten führen. Die Folgen: Unrichtige e‑cards, Beschwerden und zeit- und kostenintensive Korrekturen.
  • Eine Vorab-Übermittlung von Personaldokumenten an den Krankenversicherungsträger zur Vergabe einer VSNR ist nicht erforderlich.


Info

Anmerkung: Die angeforderte VSNR wird dem Dienstgeber oder der bevollmächtigten Person via Rückmeldung über das SV-Clearingsystem (ELDA und/oder WEBEKU) bekannt gegeben. Die Rückmeldung erfolgt unabhängig davon, ob die VSNR neu zu vergeben oder bereits vorhanden ist.

Vergessen Sie nicht, die neu vergebene VSNR in Ihren Personalstammdaten zu erfassen. 

Achtung: Bestimmte Meldungen (z. B. Lohnzettel ­Finanz/SV) können nicht ohne VSNR übermittelt werden. 

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Korrekte Adressen

Wird eine Person, die über keine VSNR verfügt, angemeldet und eine ausländische Versichertenadresse angegeben, erfolgt die Zustellung der e-card an die Dienstgeberadresse in Österreich ("Zustelladresse").

Achten Sie daher bei der Verwendung ausländischer Versichertenadressen besonders auf korrekte Daten:

  • Im Feld "Land" ist das entsprechende internationale KFZ-Kennzeichen einzutragen. Bei Unklarheiten hilft Ihnen die Liste "Staatencodes und Titeltabellen", die auf der Home­page von ELDA zum Download bereit steht.
  • Im Feld "Plz" ist der "Postordnungsbegriff ohne KFZ-Kennzeichen" einzutragen. Das Feld kann mit bis zu neun alphanumerischen Stellen befüllt werden.

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Besonderheit 

Die VSNR enthält in der Regel von der fünften bis zur zehnten Stelle das Geburtsdatum. Es gibt jedoch auch korrekte VSNR, die z. B. auf "011369" enden. Diese Ausnahmefälle betreffen vor allem Geburtsjahrgänge, denen besonders viele seinerzeitige "Gastarbeiter" angehören, die erst im Rahmen ihrer erstmaligen Beschäftigungsaufnahme in Österreich eine VSNR erhalten haben.