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Lohnzettel - Fragen und Antworten


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Es liegen mehrere Beschäftigungsverhältnisse vor: Was ist zu tun?

Grundsätzlich:
Liegen mehrere Beschäftigungsverhältnisse innerhalb eines Kalenderjahres beim selben Dienstgeber vor, ist für jedes Beschäftigungsverhältnis zeitraumbezogen ein Lohnzettel zu erstellen.

Die für jedes Beschäftigungsverhältnis anfallende Mitarbeitervorsorgegrundlage und der entsprechend verrechnete Mitarbeitervorsorgebeitrag ist anzuführen (keine Anführung einer Summierung der Mitarbeitervorsorgegrundlage am Lohnzettel des letzten Beschäftigungsverhältnisses).
Ausnahme:
Liegen Ende des einen und Beginn des neuen Beschäftigungsverhältnisses beim selben Dienstgeber innerhalb desselben Kalendermonates, ist unbeachtet der Unterbrechung ein Lohnzettel mit Beginn des ersten und Ende des weiteren Beschäftigungsverhältnisses zu erstellen.

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Wechsel zwischen Vollversicherung und Teilversicherung während eines Dienstverhältnisses: Welche Lohnzettel sind zu melden?

Beispiel: Beschäftigung

  • bis 31.03. als vollversicherter Arbeiter (Ummeldung auf N24 mit 1.04 – KEINE Abmeldung);
  • bis 31.05. als geringfügig Angestellter (Ummeldung auf D1 mit 1.06. – KEINE Abmeldung);
  • bis 31.08. als vollversicherter Angestellter

Folgende zwei SV-Lohnzettel sind zu melden:
Jänner bis August mit der Summe der Beitragsgrundlagen für die Beitragszeit
Jänner bis März und Juni bis August (als vollversicherter Angestellter)

April bis Mai mit der Summe der Beitragsgrundlagen für die Beitragszeit April bis Mai (als geringfügig Angestellter)

Erklärung:
Wenn ein Dienstnehmer in einem Beitragsjahr zwischen Voll- und Teilversicherung gewechselt hat (er somit über und unter der Geringfügigkeitsgrenze war), ist sowohl für die Vollversicherung, wie auch für die geringfügige Beschäftigung jeweils ein Lohnzettel zu erstellen.
Die MV-Daten sind auf einem der beiden Lohnzettelteile in Summe anzugeben.

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Was ist in der Spalte allgemeine Beitragsgrundlage einzutragen?

In der Spalte "Allgemeine Beitragsgrundlage“ ist der beitragspflichtige Bruttoverdienst bis zur Höchstbeitragsgrundlage Cent genau - jedoch ohne Sonderzahlung und Teilentgelt -einzutragen.

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Ist der Lohnzettel verpflichtend mit ELDA zu übermitteln?

 Ja. Die Lohnzettelübermittlung hat verpflichtend mit ELDA zu erfolgen. Nur in Ausnahmefällen - wenn kein PC vorhanden ist - darf der Lohnzettel in Papierform an das zuständige Finanzamt übermittelt werden.

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Wie muss die Dienstgeber-Kontonummer angegeben werden?

Die DG-Kontonummer ist ohne Buchstaben und Leerzeichen anzuführen. Beispiel für richtige Eingabe: 0173204219

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Wie muss die Versicherungsnummer des Dienstnehmers angegeben werden?

Die zehnstellige Versicherungsnummer (es handelt sich im Regelfall um eine vierstellige Nummer und das Geburtsdatum) ist laut E-Card des Versicherten auszufüllen. Die alleinige Eingabe des Geburtsdatum ist nicht ausreichend!

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Wann muss der Lohnzettel übermittelt werden?

Die Übermittlung des Lohnzettels ist bei laufender Beschäftigung bis Ende Februar des folgenden Kalenderjahres mittels ELDA vorzunehmen.
Nur in Ausnahmefällen - wenn kein PC vorhanden ist - darf der Lohnzettel in Papierform bis spätestens Ende Jänner des folgenden Kalenderjahres an das zuständige Finanzamt übermittelt werden.
Wird eine Beschäftigung während des Jahres beendet, ist der Lohnzettel ("unterjähriger Lohnzettel") bis zum Ende des auf die Abmeldung folgenden Monats zu übermitteln.

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Ein Dienstnehmer ist fallweise beschäftigt: Wie ist der Lohnzettel auszustellen?

Scheint in jedem Kalendermonat eine fallweise Beschäftigung auf, ist nur ein Jahreslohnzettel zu übermitteln.
Sobald diese Kette von fallweisen Beschäftigungen unterbrochen wird (zB. wenn ein Kalendermonat ohne Dienstverhältnis vorliegt), ist ein unterjähriger Lohnzettel zu erstellen.

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Wann müssen die Beiträge zur betrieblichen Vorsorgekasse entrichtet werden?

Dienstnehmer, die ab dem 1. Jänner 2003 eingetreten sind, unterliegen grundsätzlich dem Betrieblichen Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorgegesetz (BMSVG). Für ein Arbeitsverhältnis, das länger als einen Monat dauert, hat der Arbeitgeber den Abfertigungsbeitrag zu entrichten.
Das erste Monat einer Beschäftigung bei einem Arbeitgeber ist somit grundsätzlich beitragsfrei.
Wird innerhalb eines Zeitraumes von zwölf Monaten ab dem Ende eines Arbeitsverhältnisses mit demselben Arbeitgeber erneut ein Arbeitsverhältnis geschlossen, setzt die Beitragspflicht mit dem ersten Tag eines Arbeitsverhältnisses ein (kein beitragsfreier erster Monat).
Voraussetzung ist allerdings, dass beide Arbeitsverhältnisse dem BMSVG unterliegen und auch länger als einen Monat dauern; es erfolgt keine Resttagszählung.

Beispiel:

  • Ein Dienstnehmer ist beschäftigt vom 1. Jänner bis 31. März;
    MV-Pflicht daher ab 1. Februar bis 31. März. Das erste Monat ist beitragsfrei.
  • Wiedereintritt vom 1. Juni bis 31. August;
    MV-Pflicht besteht ab Beginn des Dienstverhältnisses, also vom 1. Juni bis 31. August, da der Wiedereintritt innerhalb eines Zeitraumes von zwölf Monaten ab dem Ende des Arbeitsverhältnisses beim selben Arbeitgeber vorliegt.
  • Wiedereintritt vom 1. November bis 25. November;
    Keine MV-Pflicht, da das Dienstverhältnis nicht länger als ein Monat dauert.


Bitte beachten Sie die gesetzlichen Änderungen ab 1. Jänner 2008 bei den freien Dienstnehmern. Diese unterliegen nun auch der betrieblichen Vorsorge!



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Beendigung des Dienstverhältnisses: Für welchen Zeitraum ist der Lohnzettel auszustellen?

Rechtslage bis 31.12.2007 (Bezugnehmend auf das arbeitsrechtliche Ende)
Liegt das sozialversicherungsrechtliche Ende (Ende Entgeltanspruch) des Dienstverhältnisses in einem Folgemonat des arbeitsrechtlichen Endes (Ende Beschäftigungsverhältnis), so ist als Ende des allgemeinen Beitragszeitraumes das sozialversicherungsrechtliche Ende anzuführen.

Ende des MV-Beitragszeitraums ist das arbeitsrechtliche Ende. MV-Beiträge sind jedoch auch von einer Urlaubsersatzleistung und Kündigungsentschädigung abzuführen.

Liegt das sozialversicherungsrechtliche Ende (Ende Entgeltanspruch) des Dienstverhältnisses im Folgejahr des arbeitsrechtlichen Endes (Ende Beschäftigungsverhältnis), so ist im Folgejahr für die Urlaubsersatzleistung/Kündigungsentschädigung ein Lohnzettel zu erstellen (insgesamt zwei Lohnzettel).

Beispiel:
Beginn Beschäftigung: 1.Jänner 2006
Ende Beschäftigung: 31.Dezember 2006
Ende Entgelt: 15. Jänner 2007
Abfertigung neu

1. Lohnzettel:

  • Allgemeiner Beitragszeitraum: Jänner 2006 bis Dezember 2006
  • MV-Beitragszeitraum: Februar 2006 bis Dezember 2006
  • Die MV-Beitragsgrundlage ist um das beitragspflichtige Entgelt für die Urlaubsersatzleistung zu erhöhen.
  • Dem entsprechend steigert sich auch der MV-Beitrag.

2. Lohnzettel:

  • Allgemeiner Beitragszeitraum: Jänner 2007 bis Jänner 2007
  • Keine MV-Zeit für Urlaubsersatzleistung. Der MV-Beitrag ist am Lohnzettel für 2006 zu berücksichtigen

Neu ab 1. Jänner 2008
Ende des MV-Beitragszeitraums ist das sozialversicherungsrechtliche Ende!
(Voraussetzung: Ende der Beschäftigung liegt im Jahr 2008)


Beispiel: nach der neuen Gesetzeslage

  • Beginn Beschäftigung: 1. Jänner 2007
  • Ende Beschäftigung: 4. Jänner 2008
  • Ende Entgelt: 15. Jänner 2008
  • Abfertigung neu

1. Lohnzettel:

  • Allgemeiner Beitragszeitraum: Jänner 2007 bis Dezember 2007
  • MV-Beitragszeitraum: Februar 2007 bis Dezember 2007

2. Lohnzettel:

  • Allgemeiner Beitragszeitraum: Jänner 2008 bis Jänner 2008
  • MV-Beitragszeitraum: Jänner 2008 bis Jänner 2008

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Wochengeldbezug, Präsenz-, Zivil,- oder Ausbildungsdienst: Wie muss der Lohnzettel ausgestellt werden?

  • Als Ende des allgemeinen Beitragszeitraums ist das sozialversicherungsrechtliche Ende (Ende Entgeltanspruch) anzuführen.
  • Der ehemalige Arbeitgeber hat für Dienstnehmern, die der Abfertigung neu unterliegen, auch für die Zeit des Bezuges von Wochengeld bzw. des Präsenz-, Zivil- oder Ausbildungsdienstes, Beiträge zu leisten.
  • Bemessungsgrundlage für die Zeit des Wochengeldbezuges:
  • Ab 1.1.2008 erfolgt nunmehr eine Durchschnittsberechnung. Ausschlaggebend ist das Monatsentgelt, berechnet nach dem in den letzten 3 Kalendermonaten vor dem Versicherungsfall der Mutterschaft gebührende Entgelt einschließlich anteiliger Sonderzahlungen. Die Berechnung des Monatsentgelts erfolgt ohne Berücksichtigung der Höchstbeitragsgrundlage
  • Bemessungsgrundlage für Präsenz-, Zivil- oder Ausbildungsdienstzeit:
  • fiktive Bemessungsgrundlage in Höhe des Kinderbetreuungsgeldbezuges
  • Als Ende des MV-Beitragszeitraum ist das Ende des Wochengeldbezuges bzw. das Ende des Präsenz-, Zivil- oder Ausbildungsdienstes anzuführen.
  • Liegt dieses Ende im Folgejahr, so ist für das Folgejahr ein Lohnzettel mit den sozialversicherungsrechtliche Daten hinsichtlich Mitarbeitervorsorgekasse zu übermitteln.


Beispiel:

  • Beginn Beschäftigung: 1. Jänner 2006
  • Ende Beschäftigung: 31. Oktober 2006
  • Zivildienst: 1. November 2006 bis 31. Juli 2007
  • Wiederaufnahme der Beschäftigung: 1. August 2007
  • laufende Beschäftigung

1. Lohnzettel:

  • Allgemeiner Beitragszeitraum: Jänner 2006 bis Oktober 2006
  • MV-Beitragszeitraum: Februar 2006 bis Dezember 2006


2. Lohnzettel:

  • Allgemeiner Beitragszeitraum: August 2007 bis Dezember 2007
  • MV-Beitragszeitraum: Jänner 2007 bis Dezember 2007


Bitte beachten Sie die gesetzlichen Änderungen ab 1. Jänner 2008 bei den freien Dienstnehmern. Diese unterliegen nun auch der betrieblichen Vorsorge!


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Übernahme mit allen Rechten und Pflichten: Wie ist der Lohnzettel bei Ummeldung auszustellen?

Beispiel:
Die Einzelfirma Max Mustermann wird mit 1. Mai 2007 in die Mustermann GmbH umgegründet und übernimmt die Dienstnehmer der Einzelfirma Max Mustermann mit allen Rechten und Pflichten.
Lohnzettel durch Einzelfirma Max Mustermann:

  • Beitragszeitraum: Jänner 2007 bis April 2007
  • MV-Beitragszeitraum: Jänner 2007 bis April 2007

Lohnzettel durch Mustermann GmbH:

  • Beitragszeitraum: Mai 2007 bis Dezember 2007
  • MV-Beitragszeitraum: Mai 2007 bis Dezember 2007

Achtung hinsichtlich Mitarbeitervorsorgekasse:
Unterliegt ein Dienstnehmer dem Abfertigungssystem "alt", so bleibt er bei einer Übernahme mit allen Rechten und Pflichten im Abfertigungssystem "alt".

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Wie wird ein Lohnzettel berichtigt?

Alle Berichtigungen von Lohnzetteln oder Beitragsgrundlagen sind durch Storno des falschen Lohnzettels mittels SART 42 und Neumeldung des richtigen Lohnzettels zu übermitteln.
Werden Meldungen storniert oder berichtigt, sind auch die Lohnzetteln (L16) entsprechend zu korrigieren!

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Was wird mit dem E18 Formular übermittelt?

Die ELDA-Übermittlung des Formular E18 umfasst ausschließlich den finanzrechtlichen Teil. Sozialversicherungsrechtliche Daten werden mit diesem Formular nicht übermittelt.
Das E18 brauchen Sie für freie Dienstnehmer bezüglich der finanzrechtlichen Daten.

Die Daten der Sozialversicherung müssen auch bei freien Dienstnehmern mit Hilfe des L16 Formulars (nur SV-Daten) übermittelt werden.